Packing List Là Gì? Vai Trò Của Bảng Kê Đóng Gói Trong Vận Chuyển Quốc Tế

Packing list giữ vai trò quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa quốc tế. Vậy packing list là gì? Vai trò của bảng kê đóng gói trong vận chuyển quốc tế như thế nào. Hãy cùng Global Express tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Packing list là gì?

Packing list là bảng kê danh mục, chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây là loại giấy tờ không thể thiếu khi làm việc với hải quan. Packing list sẽ giúp mô tả chi tiết về lô hàng cần nhập khẩu. Tất cả các thông tin nhập trong phiếu giúp người mua biết được người bán đã bán mặt hàng gì cho mình, số lượng bao nhiêu. Từ đó, dễ dàng đối chiếu để kiểm tra.

Packing list được chia làm 3 loại:

• Detailed packing list (phiếu đóng gói chi tiết): Detailed packing list là gì? Đây là tài liệu liệt kê đầy đủ và chính xác các thông tin liên quan đến hàng hóa được đóng gói, vận chuyển.
• Neutral packing list (phiếu đóng gói trung lập): Đây là hình thức đóng gói không thể hiện bất kỳ thông tin nào về thương hiệu, nhà sản xuất, logo trên bao bì sản phẩm. Mục đích của loại này sẽ tránh lộ thông tin nhà cung cấp, bảo vệ thông tin thương hiệu.
• Packing and Weight list (đóng gói kiêm bảo kê trọng lượng): Hình thức đóng trong đó người bán hoặc đóng gói cam kết trọng lượng hàng hóa thực tế bên trong như khai báo giúp tạo niềm tin giữa người bán và người mua, tránh tình trạng thiếu hụt khi giao hàng.

Xem thêm:

Chargeable Weight là gì? Cách tính trọng lượng tính cước trong vận chuyển hàng không 

Tracking Number Là Gì? Cách Tra Cứu Và Theo Dõi Đơn Hàng Nhanh Chóng

2. Vai trò của bảng kê đóng gói trong vận chuyển quốc tế

Trong hoạt động của dịch vụ vận chuyển, packing list  giữ vai trò rất quan trọng trong vận chuyển hàng quốc tế. Cụ thể như sau: 

• Chứng từ bắt buộc được dùng để khai báo hải quan: Hải quan sử dụng bảng kê đóng gói để kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn thương mại và các chứng từ khác nhằm đảm bảo tính minh bạch của hàng hóa.
• Xác nhận nội dung hàng hóa: Bảng kê đóng gói liệt kê chi tiết từng mặt hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước, sắp xếp từng đơn hàng. Điều này sẽ giúp người vận chuyển, hải quan biết chính xác lô hàng bên trong có gì.
• Hỗ trợ quá trình vận chuyển, lưu kho: Dựa vào bảng kê đóng gói, người vận chuyển hay đơn vị kho bãi biết cách sắp xếp, bảo quản hàng hóa đúng cách, nhất là với các mặt hàng dễ vỡ.
• Tăng tính minh bạch, giảm rủi ro sai sót: Bảng kê đóng gói có vai trò giúp người gửi và người nhận dễ dàng đối chiếu, kiểm tra số lượng. Như vậy, sẽ giảm nguy cơ thất lạc, nhầm lẫn hàng hóa.
• Cung cấp thông tin cho bảo hiểm hàng hóa: Bảng kê đóng gói sẽ giảm các tổn thất xảy ra. Packing list sẽ là tài liệu quan trọng để xác định giá trị tổn thất để tiến hành bồi thường.

3. Tại sao cần packing list trong chứng từ xuất nhập khẩu?

Packing list cần phải có trong chứng từ xuất nhập khẩu bởi các lý do sau:

• Chứng minh nội dung lô hàng: Packing list cung cấp các thông tin chi tiết về số lượng, trọng lượng, thể tích, đóng gói từng hàng hóa. Đây là cơ sở để người mua kiểm tra hàng hóa khi nhận và người bán chứng minh đã giao hàng.
• Hỗ trợ thông quan: Nếu không có packing list thì hải quan sẽ không cho thông quan lô hàng. Packing list giúp đối chiếu với hóa đơn thương mại, kiểm tra và xác minh lô hàng có đúng khai báo không, hạn chế gian lận thương mại.
• Xếp dỡ, vận chuyển: Packing list sẽ ghi để hàng hóa được đóng gói vào cont một cách an toàn. Từ đó, dựa vào thông tin hàng hóa để giúp kiểm đếm lại hàng hóa đảm bảo quá trình vận chuyển an toàn và dễ dàng xử lý khi gặp sự cố.
• Khi hàng hóa được vận chuyển cảng hải quan xuất nhập sẽ dựa vào Packing list để thực hiện việc kiểm tra hàng hóa. Từ đó để xác định xem doanh nghiệp có nhập đủ hàng hóa hay không.
• Cơ sở để yêu cầu bảo hiểm: Khi gặp các vấn đề xảy ra làm tổn thất hàng hóa thì bảng kê đóng gói sẽ là cơ sở để đối chiếu tổn thất.

4. Hướng dẫn cách điền mẫu packing list chi tiết

Thông thường trong phiếu điền thông tin đóng gói sẽ bao gồm thông tin về người bán. Bạn cần điền chính xác để tránh tình trạng sai sót ảnh hưởng đến tiến trình làm thủ tục thông quan. Vậy nên bạn cần điền đầy đủ thông tin sau:

• Tiêu đề phiếu : Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty
• Seller: Tên, hotline, địa chỉ số điện thoại bên bán hàng.
• Số và ngày Packing List: Cần điền chính xác.
• Buyer: Tên, địa chỉ, hotline, số điện thoại bên mua hàng.
• Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng hoặc có thể ghi chú thêm về Notify Party.
• Port of Loading: Cảng bốc hàng 
• Port of Destination: Cảng đến 
• Vessel Name: Tên tàu, số chuyến.
•  ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy.
• Product: thông tin mô tả về lô hàng (tên hàng, ký mã hiệu, mã HS code)
• Quantity: Số lượng hàng hóa
• Packing: Số lượng thùng hoặc hộp, kiện đóng gói theo đơn vị ở dưới. 
• NWT: Net weight – Trọng lượng hàng hóa.
• GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng (Tính cả trọng lượng của phụ kiện đóng gói hàng hóa ở ngoài). 
• Remark: Những ghi chú thêm ( nếu có )
•  Xác nhận của bên bán hàng: Chữ ký, đóng dấu của bên bán. Khi có chữ ký và đóng dấu thì phiếu mới được xem là hợp lệ.

Kết Luận

Trên đây là những thông tin chia sẻ về packing list là gì? Hy vọng với bài viết này sẽ giúp mọi người hiểu hơn để đảm bảo thông tin ghi trên phiếu đóng gói phải chuẩn xác.