Arrival Notice là gì? Thông báo hàng đến và quy trình xử lý

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc nắm rõ và xử lý chính xác các loại chứng từ là yếu tố quan trọng để đảm bảo quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ. Trong đó, Arrival Notice (giấy báo hàng đến) là một chứng từ quan trọng thường xuyên được sử dụng trong quy trình nhập khẩu. Vậy arrival notice là gì? Tại sao doanh nghiệp cần hiểu rõ và xử lý chính xác chứng từ này? Hãy Global Express tìm hiểu nhé.

1. Arrival Notice là gì?

Arrival Notice (viết tắt: A/N), hay giấy báo hàng đến, là một loại chứng từ do hãng tàu, đại lý hãng tàu hoặc công ty giao nhận (forwarder) phát hành để thông báo cho người nhận hàng (consignee) về việc lô hàng của họ đã hoặc sắp về đến cảng nhập.

Tài liệu Arrival Notice thường được gửi trước ngày tàu đến từ 2 đến 4 ngày, tạo điều kiện cho người nhận hàng chuẩn bị các thủ tục liên quan.

2. Thông tin trên Arrival Notice gồm những gì?

Arrival Notice cung cấp các thông tin cốt lõi của lô hàng, bao gồm:

• Tên người nhận hàng (Consignee): Là đơn vị hoặc cá nhân được chỉ định nhận hàng, thông tin này phải khớp với vận đơn.
• Tên tàu và số chuyến tàu: Giúp xác định chính xác phương tiện vận chuyển và lịch trình của chuyến hàng.
• Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng: Thể hiện hành trình vận chuyển của lô hàng, từ nơi xuất phát đến nơi đến.
• Chi tiết hàng hóa: Bao gồm loại hàng, số lượng container, tổng trọng lượng, số kiện – những thông tin quan trọng phục vụ cho việc kiểm tra, bốc dỡ và lưu kho.
• Ngày dự kiến tàu đến (ETA – Estimated Time of Arrival): Thời điểm dự kiến mà tàu sẽ cập cảng đích, giúp người nhận lên kế hoạch nhận hàng hợp lý.
• Các khoản phí liên quan: Bao gồm phí Lệnh giao hàng (Delivery Order), phí xếp dỡ tại cảng (THC – Terminal Handling Charge), phí lưu kho, lưu bãi và các phụ phí phát sinh khác nếu có. Đây là những khoản người nhận cần thanh toán trước khi được nhận hàng.

3. Vai trò thiết yếu của arrival notice là gì? 

Để hiểu toàn diện arrival notice là gì, cần nhìn vào vai trò thiết yếu của nó trong chuỗi cung ứng:

3.1. Báo trước thời gian tàu đến

Arrival Notice giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị các chứng từ nhập khẩu, lệnh giao hàng, đồng thời sắp xếp nhân sự, phương tiện nhận hàng tại cảng. Điều này đặc biệt quan trọng để tránh tình trạng hàng hóa lưu cảng quá lâu gây phát sinh chi phí.

3.2. Là căn cứ chứng minh hàng đã đến

Arrival Notice là bằng chứng chính thức xác nhận rằng hàng hóa đã đến cảng đích. Đây là cơ sở quan trọng để người mua lên kế hoạch lấy hàng, thanh toán các chi phí liên quan, và xử lý các công đoạn hậu cần kịp thời.

3.3. Thúc đẩy quy trình logistics trơn tru

Tài liệu này là điểm khởi đầu cho hàng loạt công đoạn logistics sau đó: từ việc lấy lệnh giao hàng, khai báo hải quan, đến bố trí vận chuyển nội địa và nhập kho. Việc hiểu rõ arrival notice là gì giúp doanh nghiệp liên kết mạch lạc các khâu trong chuỗi cung ứng.

4. Quy trình xử lý Arrival Notice

Một quy trình chuẩn khi xử lý Arrival Notice thường bao gồm 4 bước chính:

4.1. Bước 1: Kiểm tra thông tin ngay khi nhận

Doanh nghiệp cần rà soát kỹ:

• Tên người nhận, tên tàu, số container, mã vận đơn
• Ngày dự kiến tàu đến (ETA)
• Các chi phí kèm theo, thời hạn thanh toán

Việc kiểm tra sớm giúp phát hiện sai sót để kịp thời điều chỉnh.

4.2. Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu

Tổng hợp các chứng từ cần thiết cần chuẩn bị bao gồm:

• Arrival Notice
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Hóa đơn thương mại 
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Giấy phép nhập khẩu, kiểm dịch (nếu cần)

4.3. Bước 3: Thực hiện thanh toán những chi phí có liên quan

Tùy theo điều kiện giao hàng, người nhận có thể phải chi trả:

• Phí giao lệnh (DO fee)
• Phí THC (xếp dỡ container tại cảng)
• Phí lưu container hoặc lưu bãi nếu quá thời gian miễn phí

4.4. Bước 4: Nhận hàng tại cảng

Khi đã có đầy đủ chứng từ và hoàn thành thanh toán, doanh nghiệp sẽ tiến hành nhận hàng theo hướng dẫn trên Arrival Notice.

5. Tổng hợp các lưu ý cần thiết khi tiến hành xử lý Arrival Notice

Để việc xử lý Arrival Notice hiệu quả, tránh chậm trễ và rủi ro, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Theo dõi ETA sát sao: Nhiều doanh nghiệp chủ quan không theo dõi ngày tàu cập cảng dẫn đến bỏ lỡ thời gian lấy hàng, phải trả phí lưu bãi rất cao.
• Đối chiếu cẩn thận với vận đơn: Thông tin trên Arrival Notice cần khớp với vận đơn để đảm bảo tính chính xác. Nếu sai lệch, phải yêu cầu hãng tàu điều chỉnh kịp thời.
• Xác nhận rõ các khoản phí: Nên yêu cầu đơn vị giao nhận liệt kê cụ thể các loại phí cần thanh toán. Điều này tránh được tranh cãi về sau.
• Liên hệ với hãng tàu/forwarder ngay khi phát sinh sự cố: Nếu có bất kỳ sự khác thường nào như ETA thay đổi, mất chứng từ, không nhận được Arrival Notice, doanh nghiệp cần liên hệ ngay để tránh bị động.

6. Kết luận

Arrival Notice là gì không chỉ là một câu hỏi mang tính lý thuyết, mà còn là yếu tố quan trọng trong quy trình nhập khẩu thực tế. Việc hiểu rõ và xử lý đúng Arrival Notice giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, rút ngắn thời gian giao nhận và tăng tính chính xác trong hoạt động logistics.