PO là gì? Ý nghĩa và vai trò của Purchase Order trong mua bán

.Với thời đại công nghệ số lên ngôi, kinh doanh trên nền tảng thương mại điện từ rất cần đến quản lý đơn hàng đảm bảo sự chính xác. Một công cụ được sử dụng phổ biến giúp quá trình mua bán hiệu quả đó là PO (Purchase order). Vậy PO là gì? Ý nghĩa và vai trò của Purchase order trong mua bán ra sao. Cùng tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết này.

1. PO là gì?

Để hiểu hơn PO là gì thì PO viết tắt từ tiếng anh Purchase order, được hiểu là đơn đặt hàng. Đây là những chứng từ được ủy quyền cho người bán để thực hiện các yêu cầu người mua. Khi được sự đồng ý của người bán trong giao dịch mua bán quốc tế. Đơn đặt hàng được xem là ràng buộc chính thức để mua hàng hóa, dịch vụ. 

PO bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp. Giá trên mỗi đơn vị được 2 bên mua bán đàm phán, số lượng từng mặt hàng được mua (kiểu dáng, màu sắc,..). Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Ngoài ra, cần lưu ý với đơn đặt hàng cần được đánh số duy nhất. Điều này, để việc theo dõi các khoản thanh toán sau này dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển.  

2. Ý nghĩa và vai trò của PO trong mua bán

Khi đã hiểu PO là gì? PO còn mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Đây được xem là chứng từ, tài liệu để đánh giá các vấn đề liên quan đến hàng hóa. 

Ví dụ cụ thể:

Hợp đồng sau khi đã được 2 bên ký kết, PO sẽ bao gồm: số lượng hàng hóa, giá cả, điều khoản, tình trạng thanh toán, các điều kiện khác. Mục đích chính của tạo PO chính là tìm các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày trở nên thuận tiện hơn. 

PO cho phép người mua làm rõ các nhu cầu của họ qua nhà cung cấp. Cả hai bên đều sử dụng chung trong trường hợp đặt hàng không được giao như đã thỏa thuận. PO cung cấp các tài liệu chính thức về việc bàn giao hàng hóa, tình trạng giao hàng cho các nhóm mua hàng, tài chính và cả vận hành. Khi một đơn hàng được tạo ra sẽ có chi phi thiết lập rõ ràng giúp người bán dễ dàng đánh giá, đưa ra kế hoạch chi tiêu phù hợp nhất.

Vai trò của PO trong mua bán

Trong mua bán sản phẩm, dịch vụ, PO giữ vai trò như sau:

• Xác nhận cam kết mua hàng giữa hai bên: PO là chứng từ thể hiện rõ ràng cam kết mua hàng hóa/dịch của bên mua với bên bán. PO giống như một hợp đồng nhỏ giúp hai bên tránh hiểu lầm hoặc các tranh chấp về nội dung giao dịch.
• Làm căn cứ pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp: PO là bằng chứng để xác minh trách nhiệm của mỗi bên. Tránh các trường hợp xảy ra mâu thuẫn về số lượng, giá cả, chất lượng sản phẩm. PO cũng giúp các bên bảo vệ quyền lợi hợp pháp.
• Hỗ trợ công tác quản lý, kế toán: PO giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các hoạt động mua hàng, kiểm soát chi phí, ngân sách. PO là căn cứ để bộ phận kế toán thực hiện đối chiếu với hóa đơn, biên bản giao nhận và lập báo cáo tài chính. 
• Tăng tính chuyên nghiệp, minh bạch trong quy trình mua bán: Sử dụng PO cũng cho thấy, doanh nghiệp làm việc chuyên nghiệp, minh bạch, rõ ràng. Điều này, vừa giúp nâng cao hiệu quả nội bộ và tạo uy tín với đối tác khách hàng.
• Tích hợp vào hệ thống ERP và quản lý chuỗi cung ứng: Trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp, PO cũng là dữ liệu để theo dõi tiến độ mua hàng, kế hoạch sản xuất.

3. Cách quản lý PO hiệu quả như thế nào?

PO là một trong số các chứng từ quan trọng đối với doanh nghiệp. Bởi vì, quản lý đúng cách là yếu tố rất cần thiết để giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

• Quản lý nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã từng đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp cần đảm bảo dễ dàng, dễ tiếp, hợp lý hóa các hoạt động mua sắm.
• Tạo dựng các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách. Gồm có: phân loại sản phẩm, bổ sung hàng tồn kho, tách các khoản mua thành nhiều danh mục.
• Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để kiểm soát vấn đề chi phí, ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu
• Quản lý hồ sơ và tài liệu để đảm bảo quá trình kiểm toán. Ngoài ra,  hồ sơ cần được lưu trữ đúng cách, hạn chế thất thoát, nhầm lẫn, đảm bảo tính bảo mật cao.
• Quy trình hủy đơn cần rõ ràng. PO bị hủy, phải có một văn bản chính thức gồm: các thông tin liên quan cùng chữ ký phê duyệt, cần lưu trữ cùng các tài liệu liên quan. 
• Đưa ra đề mục để kiểm tra và đánh giá chất lượng, duy trì dữ liệu chính xác của các đơn hàng. Từ đó, giảm thiểu những sai sót không đáng. Đảm bảo tất cả các thông tin đều được điền chính xác. Chẳng hạn như về số lượng mua, giá cả hay chi tiết vận chuyển cung như các khoản thuế đánh vào hàng hóa của bạn. 

Kết luận

Trên đây là những thông tin về PO là gì? Ý nghĩa và vai trò của PO trong mua bán. Mong rằng qua bài viết mà Global Express chia sẻ sẽ nâng cao hiệu quả khi triển khai PO và quản lý dễ dàng hơn.